PANDUAN PENULISAN MINIT MESYUARAT PK09

PENULISAN MINIT MESYUARAT 

 Konsep
Satu catatan, rekod atau dokumen rasmi mengenai sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai dalam perbincangan tersebut.
 Fungsi
Minit mesyuarat menjadi bahan rujukan, tindakan susulan, pelaporan semula untuk mesyuarat akan datang dam nerfungsi sebagai bukti rasmi salah satu punca kuasa atas sebarang arahan kerja dalam sesebuah organisasi.
Sifat
Dokumen ini adalah sulit dan tidak boleh didedahkan sewenang-wenangnya untuk tatapan umum. Dari segi cara penulisannya, minit mesyuarat perlu ditulis dengan menggunakan format yang khusus.
Ciri – ciri
Sebahagian besar ciri minit mesyuarat disenaraikan dalam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilang 2 Tahun 1991 (PKPA 2/1991) – Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatan – Jawatankuasa Kerajaan
Minit mesyuarat seharusnya mempunyai dan menepati kehendak format yang telah ditetapkan seperti berikut:

1. Butiran awal mesyuarat
   1. Merangkumi nama mesyuarat, nombor bilangan mesyuarat, tahun, tarikh, masa, pengerusi mesyuarat, pakaian dan tempat berlangsungnya mesyuarat.

1. Kehadiran :

Susunan nama bermula dengan nama pengerusi dan nama-nama seterusnya mengikut kekananan ahli mesyuarat di bawah tajuk Hadir. Ahli yang tidak hadir dicatatkan di bawah tajuk Tidak Hadir dengan menyatakan sebab ketidakhadiran. Sekiranya ada pegawai-pegawai yang bukan ahli dijemput khas, senarai nama mereka perlu dicatat di bawah tajuk Hadir Bersama.

1. Struktur minit mesyuarat

1.           Perutusan pengerusi
2.           Pengesahan minit mesyuarat
3.           Perkara – perkara berbangkit / maklum balas
4.           Perbincangan agenda baru / pembentangan kertas kerja
5.           Hal – hal lain
6.           Penutup

1. Nama penyelia dan penyemak minit mesyuarat

Nama penyelia dan penyemak minit boleh dimasukkan sebagai tanda pertanggungjawaban.
( Catatan berkaitan nama dan tandatangan pengesah minit mesyuarat tidak perlu dimasukkan. Minit mesyuarat akan disahkan sewaktu mesyuarat dijalankan ).

1. Penomboran

Disusun berbeza dengan menggunakan nombor mengikut system perpuluhan atau menggabungkan dengan huruf kecilb dan angka roman kecil dalam kurungan.

1. Gaya bahasa

1. Catatan tindakan

Catatan tindakan ditulis secara tebal dengan merekodkan nama pegawai yang akan melaksanakan tindakan tersebut atau sekadar makluman.

1. Bahasa yang padat, tepat, ringkas dan jelas

Bersifat formal dengan menggunakan bahasa tulisan. Penggunaan bahasa lisan perlulah dielakkan.
Asmah Hj. Omar (1997:8 – 11) berpandangan bahawa gaya bahasa berbentuk ungkapan khusus mengikut keperluan dan keputusan mesyuarata seperti berikut:

1. Tindakan ke atas minit

Tindakan – tindakan yang mungkin dilakukan ke atas minit ialah meminda, membetul atau mengesahkannya. Jika tiada pindaan, isitilah mengesahkan atau disahkan dan ungkapan tanpa sebarang pindaan digunakan seperti contoh yang berikut:
Minit mesyuarat disahkan tanpa sebarang pindaan.
Jika ada pindaan, istilah mengesahkan atau disahkan dan ungkapan dengan pindaan digunakan. Contoh:
Minit mesyuarat disahkan dengan pindaan berikut:
(a)    ……………………………………………………………

1. Melaporkan perbincangan

Asmah berpandangan bahawa laporan perbincangan dalam minit mesyuarat sering kali menggunakan bentuk imbuhan meN-…-kan kerana bentuk itu menggambarkan suasana lebih formal dan tidak bersahaja selain memberi kemungkinan menggunakan padanan pasifnya di-…-kan. Antara perkataan yang digunakan ialah membincangkan, mencadangkan, mengesyorkan, mengusulkan dan lain – lain. Contoh:
Mesyuarat mengesyorkan Jabatan Penyelidikan dan Inovasi mengkaji  perkara ini dengan lebih teliti.

1. Ketetapan

Ketetapan ialah keputusan yang diambil oleh mesyuarat sama ada bersetuju, menerima, memperakukan,meluluskan dan sebagainya. Ketetapan ini boleh merupakan ketetapan positif atau ketetapan negatif. Contoh:
Mesyuarat bersetuju agar ………………………..
Jika mesyuarat menolak atau tidak meluluskan sesuatu permohonan, minit mesyuarat akan merekodkan seperti yang berikut:
Mesyuarat bersetuju agar ………………… tidak ……………………..
* Minit mesyuarat tidak akan merekodkan ungkapan tidak bersetuju atau tidak memutuskan dalam merekod sesuatu ketetapan negatif. Contoh:
Mesyuarat tidak bersetuju agar ……………………………
Kelancaran Penyediaan Minit Mesyuarat

1. Sebelum mesyuarat

1. Penentuan agenda

Ditentukan lebih awal agar pihak yang berkaitan dapat bersedia secara teliti. Jika ada kertas kerja yang ingin dibentangkan, penentuan kertas kerja itu sebagai agenda mesyuarat seharusnya dilakukan 15 hari sebelum mesyuarat. Pihak yang berkaitan perlu menyediakan jumlah salinan kertas kerja yang mencukupi. Setiausaha perlu memaklumkan pihak berkenaan jumlah ahli mesyuarat.

1. Surat jemputan mesyuarat

Seharusnya diterima oleh ahli – ahli mesyuarat sekurang – kurangnya 10 hari sebelum  mesyuarat mestilah mengandungi maklumat seperti nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda dan pengerusi mesyuarat.

1. Semasa mesyuarat

Merekodkan kehadiran, semua maklumat perbincangan, keputusan mesyuarat dan tindakan susulan pihak – pihak yang terlibat tanpa sebarang tambahan fakta atau mereka – reka maklumat.

1. Selepas mesyuarat

1. Semakan minit

Draf minit mesyuarat  diserahkan kepada pengerusi untuk disemak dalam tempoh 3 hari selepas mesyuarat dan minit mesyuarat diedarkan selewat – lewatnya 7 hari selepas mesyuarat.

1. Borang maklum balas

Setiausaha perlu mengedarkan borang maklum balas kepada pihak yang dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan tindakan susulan hasil keputusan mesyuarat. Tarikh penghantaran semula borang maklum balas mesti dinyatakan. Sebagai norma kerja, setiausaha sepatutnya telah menerima borang maklum balas 7 hari sebelum mesyuarat berikutnya. Hal ini penting disebabkan setiausaha perlu merekodkan tindakan pihak yang berkenaan dalam borang maklum balas untuk dijadikan sebagai lampiran minit mesyuarat seterusnya.

Contoh borang maklum balas

BIL	PERKARA	TINDAKAN	MAKLUM BALAS
1.	Perkara 4.1.1Penolong Kanan HEM menjelaskan bahawa semua guru kelas perlu melengkapkan maklumat murid dalam buku kedatangan seperti nama penjaga, alamat, nombor telefon, yuran dan nombor resit untuk rujukan.